Prezentációs formák ismertetése
Az ügyvezetők féléves jelentése:
A leányvállalat ügyvezetőinek féléves jelentése az anyavállalat felé a gazdasági, pénzügyi, kereskedelmi és műszaki területeket is felöleli. E beszámolók elkészítése sok ember munkáján alapul: szükség van tényadatokra, és ezeket formába is kell önteni megfelelő magyarázattal, elemzésekkel, ábrákkal ellátva. A beszámolók írásban készülnek. A forgalmi kimutatások és pénzügyi elemzések megértését elősegítik az összehasonlító ábrák és diagramok, melyek a terv és az adott költségek és bevételek alakulását mutatják. Az ábrák és a szöveges részek egységet alkotnak formailag.
A kereskedők prezentációi:
Az új partnerek illetve a potenciális vevők látogatásakor általában a kereskedelmi csoport munkatársai illetve az érintett részleg, fontosabb partnerek esetén az ügyvezetés is részt vesz a prezentációban. A prezentáció leginkább a kereskedelmi részleg esetén érdekes, mivel ez a részleg hozta létre a sikeres prezentációhoz szükséges eszközöket. Ez a csoport használja őket általában a leggyakrabban.
A prezentáció elemei:
Helyszín: Bemutatóterem/Tárgyalóterem:
Ha van ilyenre lehetőség, szakember bevonásával kell kialakítani. Ha nincs ilyen lehetőség a háttérben a vizuális arculati elemeknek megfelelő tábla, festett fal, vagy molinó elhelyezése, igényes környezet biztosítása lehet a megoldás.
Üzemlátogatás:
Több cégnél a partnerek számára minden alkalommal rövid üzemlátogatás során mutatják be a termelés menetét, illetve azt, hogy milyen munkafolyamatokkal készítik el az általa megrendelt üléseket, valamint azt, hogy milyen szakaszba értek az általa megrendelt darabok. A bemutató ezen része meghatározó jelentőségű, hiszen meghatározzák a vevő benyomásait, de később kialakuló véleményét is, mivel ezek az élmények jobban rögzülnek, mint a szóban elmondott tények. A rend, az egységesség ezért a látvány szempontjából fontos kritérium!
Szóbeli prezentáció:
A szóban elhangzott ismertető többfajta lehet: általában a 4-6 fő vesz részt benne, s mivel a létszám alacsony, ezért az elmondottak alátámasztására egy vállalati ismertető füzetet alkalmaznak. A kis létszám esetén könnyen lehet szemkontaktust tartani a hallgatósággal, gyorsabban fel lehet ismerni a hallgatóság reakcióit, és ennek megfelelően lehet alakítani a mondanivaló hosszát, tartalmát. Az ismertető füzetet a hallgatóság magával viheti, így a később felmerülő kérdéseire is választ kaphat belőle.
Az előkészítő munka lépései:
A szükséges dokumentumok: a levelezés, valamint az előző tárgyalások eredményeiről készült jegyzőkönyvek összekészítése, előzetes ismertetése a vezetővel, prezentáció vizuális elemeinek elkészítése, a cég- ismertető füzetek kinyomtatása, vagy cégismertető imázs film CD-ROM-ra, vagy videokazettára másolása, ellenőrzése, csomagolása, az üzemlátogatás előkészítése a műszaki osztállyal, a bemutatóterem előkészítése: kávé, üdítőitalok előkészítése, a partnerek fogadása.
Cégismertető:
A cégismertető készülhet print , video, vagy on-line hordozóra alkalmas módon is.
A magyar cégismertető terjedelmében és tartalmában is eltérhet az idegen nyelvi változatoktól, mert a magyar vonatkozású részeket részleteiben is tárgyalhatja.
Az ismertető elkészítése fontos a cég számára, legyen az internetes home page-en vagy prospektusban.
Másrészt fontosak voltak az anyavállalat ismertetője által adott irányelvek, melyek közül legfőképp a formai elemek érvényesültek a magyar ismertetőnél: azaz teljes mértékben „házilag” elkészíthető, szinte puritán a felhasznált anyagokat tekintve, mivel a színes nyomtatás ellenére fénymásoló papírra nyomott, kizárólag fehér színű spirállal összefűzött példányok készülhetnek.
Példa bemutató füzet felépítésére:
A cég rövid története, üzleti filozófiája, célkitűzései, elérhetőségei
Esetleg: vállalatcsoport forgalmi adatai /ábrák/ és partnerei
Az termék, vagy szolgáltatástípusok bemutatása, technikai, esetleg műszaki adatai
Katalógusok
A felépítés egyértelműen utal az ismertető füzetre. Ugyanakkor megtalálhatók benne a termék és cég arculatépítésének elmeit is.
Ezeket a célokat szolgálja a vállalat számára készített rövid PR film is ami a felsorolt információkat kreatív formában mutatja be.