Hatásmérés, visszacsatolás
A vállalati prezentáció visszacsatolásának, hatásmérésének több lehetősége van, melyek egymástól időben elhatárolva alkalmazhatók.
Visszacsatolás célja:
A visszacsatolás során az előadó meggyőződhet arról, hogy hallgatósága mennyit értett meg az elhangzott információkból illetve arról is, hogy meddig követte figyelemmel előadását. Ezt a célt szolgálják hallgatóság, vagy az előadó által feltett kérdések.
A visszacsatolás módjai:
A visszacsatolás, illetve a hatásmérés történhet közvetlenül az előadás után, illetve időben később. Leghatásosabb módja, ha közvetlenül az előadás után mérjük le a hallgatóság által befogadott információk mennyiségét, mert ilyenkor minden tisztázatlan kérdés megválaszolható, továbbá elkerülhetők az esetleges félreértések.
A hatásmérésnek a megkérdezésen kívül is sok módja létezik, így például a megfigyelés vagy az írásos megkérdezés. A mérés kivitelezése előtt pontosan meg kell határozni a mérési módszert, továbbá azt is, hogy hogyan értékeljük a kapott eredményeket.
Vállalati prezentáció esetén az objektív hatásmérés nehéz feladat, hiszen nem győződhetünk meg egyértelműen az elért hatásról, illetve az információbefogadásról.
A befogadó esetleges kérdésfeltevése által kaphatunk információt előadásunk, prezentációnk érthetőségéről, minőségéről, illetve a partner jelzéseinek, gesztusainak, testbeszédének megfigyelése során szerzett információinkra támaszkodhatunk véleményünk kialakításánál. Bár ez a módszer rendkívül szubjektív, hiszen a beszélő lelkiállapota befolyásolja saját véleményét, benyomásait. A tapasztalt előadó azonban ismeri a hallgatóság lehetséges gesztusainak játékterét – azaz az unalom, az érdeklődés, a fáradtság jeleit a hallgatóságon, így könnyen alakítja mondanivalóját ezeknek megfelelően.
Az egyébként alkalmazható írásos visszakérdezés a külső prezentációk esetén nem lehetséges, mivel a befogadó határozza meg a számára szükséges információ mennyiségét. Általában saját szakmai érdeklődése befolyásolja az előadásnak szentelt figyelmét, de természetesen nem elhanyagolható tényező az előadó stílusa, mondanivalója sem.
Az üzleti prezentáció stílusát, körülményeit, valamint a befogadó figyelmét alapvetően a prezentáció tétje határozza meg, a legnagyobb koncentrációt az azonnali döntéshelyzetet teremtő prezentációk kívánják mindkét fél részéről, így például a szerződések aláírása illetve a tenderek megítélése előtti prezentációk, melyek döntő tényezők lehetnek a döntés meghozatalában. Ebben az esetben az előadó tapasztaltsága döntő fontosságú, mivel rutinja, szaktudása és pszichológiai ismeretei határozzák meg sikerét.
A hatásmérés időben folyamatos is lehet, hiszen a prezentáció, illetve az időben egymást követő prezentációk sorozata befolyásolhatja a partnerek megrendeléseinek mennyiségi alakulását, továbbá befolyásolhatja a partnerekkel fenntartott kapcsolat minőségi alakulását is.
A prezentációk legfontosabb célja a viszonyok pozitív irányú befolyásolása, az ideális kapcsolat kialakítása, azaz a bizalom, a megértés és a támogatás megvalósítása, végső soron pedig az együttműködés és a konszenzus kialakítása.
A belső prezentációk célrendszerére a fentiekben említett célrendszer fokozottan érvényes, hiszen egy vállalat csak akkor képes jól, azaz nyereséget hozóan működni, ha az ott dolgozók célrendszere megegyezik, és összehangoltan cselekednek ennek megvalósításáért.
A belső prezentációk hatás- és eredménymérése szintén időben egymástól elkülönülve valósítható meg.
Az előadó mérésének eszköze a megfigyelés, mely megvalósítható az előadás közben, illetve az előadás utáni időintervallumban. Az előadás közben végzett megfigyelés célja a hallgatóság figyelmének fenntartása, a hatékony információátadás, végső célja pedig a megértés és a hallgatóság támogatásának megszerzése. Az előadás utáni hatásmérés eszköze a gyakorlati hatásmérés. Az előadás utáni időintervallumban lemérhető, hogy az előadás célja miként valósul meg a hétköznapi munkafolyamatokban, azaz felhasználásra kerül-e a döntéshozatalok során, vagy figyelembe vételre kerül a konkrét cselekvések megvalósításakor.
A prezentáló személy megfigyelésének másik szempontja saját megítélésének, illetve hosszú távon szemlélve szakmai pályafutásának alakulása, hiszen minden megnyilatkozása befolyásolja annak alakulását.
Mindezen szempontokat figyelembe véve elmondható, hogy a prezentációk hatásának, eredményének mérése a nagyfokú szubjektivitás miatt nehezen szorítható objektív keretek közé, ugyanakkor hatásuk, eredményük az időtáv növelésével minőségileg egyértelműen meghatározható.